Указ Губернатора Курганской области от 01.08.2017 № 202

 

 

 

 

УКАЗ

 

 

ГУБЕРНАТОРАКУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ

 

Овнесении изменения

 в Указ Губернатора Курганской области

 от 8 апреля 2016 года N 95 "Обутверждении

 Порядка обращения со служебной информациейограниченного

 распространения в Правительстве Курганскойобласти

 и о внесении изменений в Указ Губернатора

 Курганской области от 5 марта 2011 года N 72

 "Об утверждении Инструкции поделопроизводству

 в Правительстве Курганской области"

 

 

В целях уточнениясодержания правового акта высшего должностного лица Курганской области ПОСТАНОВЛЯЮ:

 

1. Внести в Указ Губернатора Курганскойобласти от 8апреля 2016 года N 95 "Об утверждении Порядка обращения со служебнойинформацией ограниченного распространения в Правительстве Курганской области ио внесении изменений в Указ Губернатора Курганской области от 5 марта 2011 годаN 72 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ПравительствеКурганской области" следующее изменение:

приложение изложить в редакции согласноприложению к настоящему Указу.

2. Контроль заисполнением настоящего Указа возложить на заместителя Губернатора Курганскойобласти - руководителя Аппарата Правительства Курганской области.

 

 

Губернатор Курганской области          А.Г.Кокорин

 

Курган

 

1 августа 2017 года N 202

 

 

 

 

 

Приложение

к Указу

Губернатора Курганской области

от 1 августа 2017 г. N 202

"О внесении изменения в Указ Губернатора

Курганской области от 8 апреля 2016 года

N 95 "Об утверждении Порядка

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области и

о внесении изменений в Указ Губернатора

Курганской области от 5 марта 2011 года

N 72 "Об утверждении Инструкции

по делопроизводству в Правительстве

Курганской области"

 

"Приложение

к Указу

Губернатора Курганской области

от 8 апреля 2016 г. N 95

"Об утверждении Порядка

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

и о внесении изменений в Указ

Губернатора Курганской области

от 5 марта 2011 года N 72

"Об утверждении Инструкции по

делопроизводству в Правительстве

Курганской области"

 

 

Порядок

обращениясо служебной информацией ограниченного

распространенияв Правительстве Курганской области

 

Раздел I. Общие положения

 

1. Настоящий Порядок обращения со служебнойинформацией ограниченного распространения в Правительстве Курганской области(далее - Порядок) определяет организацию работы с документами и инымиматериальными носителями, содержащими служебную информацию ограниченногораспространения (далее - документы ограниченного распространения).

2. К документам ограниченного распространенияотносятся документы, содержащие несекретную информацию, касающиеся деятельностиПравительства Курганской области, ограничения нараспространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившаяв Правительство Курганской области несекретная информация, доступ к которойограничен в соответствии с федеральным законодательством.

3. Не может быть ограничен доступ к:

нормативным правовым актам, затрагивающимправа, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающимправовое положение организаций и полномочия государственных органов, органовместного самоуправления;

информации о состоянии окружающей среды;

информации о деятельности государственныхорганов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетныхсредств (за исключением сведений, составляющих государственную тайну);

информации, накапливаемой в открытых фондахбиблиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иныхинформационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан(физических лиц) и организаций такой информацией;

иной информации, недопустимость ограничениядоступа к которой установлена федеральными законами.

4. Руководители структурных подразделенийАппарата Правительства Курганской области (далее - руководители) при созданиидокумента принимают решение об его отнесении к документу ограниченногораспространения.

5. На документах ограниченногораспространения проставляется пометка "Для служебного пользования"или "ДСП".

6. Организация работы сдокументами ограниченного распространения в Правительстве Курганской областиосуществляется специалистами сектора регистрации и учета служебнойкорреспонденции отдела документационного обеспечения Управления информационногои документационного обеспечения Правительства Курганской области (далее -сектор регистрации и учета служебной корреспонденции), а также лицами,ответственными за работу с документами ограниченного распространения всоответствии с должностным регламентом в других структурных подразделенияхАппарата Правительства Курганской области (далее - ответственные лица).

7. Документы ограниченного распространенияхранятся в надежно запираемых шкафах (металлических ящиках). Документыограниченного распространения во время работы располагаются так, чтобыисключить возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к нимнепосредственного отношения.

8. Передачу документов ограниченногораспространения по открытым каналам связи необходимо осуществлять только сиспользованием сертифицированных средств криптографическойзащиты информации.

9. За разглашение информации, содержащейся вдокументах ограниченного распространения, а также нарушение настоящего Порядкасотрудники структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской областимогут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотреннойзаконодательством ответственности.

10. Руководители несут персональнуюответственность за обеспечение ведения регистрации, хранения, копирования ииспользования документов ограниченного распространения, а также за соблюдениетребований настоящего Порядка.

11. Действие настоящего Порядка нераспространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения,составляющие государственную тайну.

 

Раздел II. Прием и регистрация поступающих

документов ограниченного распространения

 

12. Прием и регистрация документовограниченного распространения, поступающих в Правительство Курганской области,осуществляются специалистом сектора регистрации и учета служебной корреспонденции,в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрациипоступающих документов ограниченного распространения.

13. При поступлении документа ограниченногораспространения необходимо:

проверить наличие пометки "Дляслужебного пользования" или "ДСП", соответствие адресата,наличие номеров документов, наименование отправителя;

при получении документа ограниченногораспространения в конверте проверить целостность упаковки, соответствиенаименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров(при их наличии) указанным на конверте исопроводительном документе (реестре);

расписаться с указанием инициалов и фамилии всопроводительном документе за принятые конверты с проставлением даты (принеобходимости - времени).

Если на конверте указан другой адресат, то онне принимается.

14. После вскрытия конверта проверяетсяколичество листов вложенного документа ограниченного распространения, приналичии к нему приложений - соответствие номеров приложений, номеровэкземпляров, количества листов приложения указанным в документе ограниченногораспространения (сопроводительном документе), наличие на документеограниченного распространения пометки "Для служебного пользования"или "ДСП".

15. При несоответствии на конверте и (или) в документеограниченного распространения регистрационных номеров, недостаче или излишкелистов или экземпляров документа ограниченного распространения, а также в случае если документ направлен ошибочно,заместителем начальника отдела документационного обеспечения Управленияинформационного и документационного обеспечения Правительства Курганскойобласти - заведующим сектором регистрации и учета служебной корреспонденции(далее - заведующий сектором) составляется в двух экземплярах акт обнаружениярасхождений в учетных данных документов ограниченного распространения по формесогласно приложению 1 к настоящему Порядку, второй экземпляр которого вместе сконвертом направляется отправителю.

16. Поступившему документу ограниченногораспространения присваивается регистрационный номер, данные о документеограниченного распространения заносятся в журнал регистрации поступившихдокументов ограниченного распространения по форме согласно приложению 2 кнастоящему Порядку. Листы журнала регистрации поступивших документов ограниченногораспространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью секторарегистрации и учета служебной корреспонденции. На обратной стороне последнеголиста журнала проставляется заверительная надпись суказанием количества листов, которую подписывает заведующий сектором.

17. На документе ограниченногораспространения в правом углу нижнего поля первого листа проставляется штамп,который содержит наименование Правительства Курганской области, регистрационныйномер, присвоенный документу, дату регистрации, отметку о необходимостивозврата, например:

 

                    

                             ПРАВИТЕЛЬСТВО        

                           Курганской области     

                       "__" ____________ 20__ г.  

                       Вх. N____________________ 

                           ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ      

                    

 

18. Дата регистрации поступившего документаограниченного распространения проставляется в штампе и оформляется цифровымспособом в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяцоформляют двумя парами арабских цифр, с заменой в необходимых случаяхотсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например:20.01.2016.

Регистрационный номер поступившего документаограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоитиз буквенного индекса "ДСП" и порядкового номера документа,разделенных дефисом, например: ДСП-31.

19. Документы ограниченногораспространения после их рассмотрения Губернатором Курганской области, первымзаместителем Губернатора Курганской области, заместителем ГубернатораКурганской области - руководителем Аппарата Правительства Курганской области,заместителем Губернатора Курганской области по социальной политике передаются всектор регистрации и учета служебной корреспонденции для подготовки копийисполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией и передачи копийответственному лицу под подпись в журнале регистрации поступивших документовограниченного распространения.

20. Передача документовограниченного распространения между структурными подразделениями АппаратаПравительства Курганской области производится через сектор регистрации и учетаслужебной корреспонденции в соответствии с отметкой в журнале регистрацииотправляемых документов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, с обязательным проставлением даты приема и передачи по формесогласно приложению 3 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрацииотправляемых документов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью секторарегистрации и учета служебной корреспонденции. На обратной стороне последнего листажурнала проставляется заверительная надпись суказанием количества листов, которую подписывает заведующий сектором.

21. В рамках одногоструктурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области передачадокументов ограниченного распространения от одного сотрудника другомуосуществляется с разрешения руководителя под подпись на соответствующейрезолюции к документу ограниченного распространения.

 

Раздел III. Создание документов

ограниченного распространения

 

22. Создание и печать документов ограниченногораспространения в Аппарате Правительства Курганской области должныосуществляться на средствах вычислительной техники, для которых выполненымероприятия по защите информации.

23. Созданный документограниченного распространения должен отвечать следующим требованиям:

1) первая страница документа ограниченногораспространения (сопроводительного документа) и первая страница каждого из егоприложений, содержащих информацию ограниченного распространения, должны иметь вправом верхнем углу отметку о конфиденциальности, состоящую из слов "Дляслужебного пользования", и номер экземпляра документа, например:

Для служебного пользования

Экз. N _________________;

2) при наличии приложений к документуограниченного распространения (сопроводительному документу) после текстадокумента должны быть указаны: номера приложений, их наименования, информация оконфиденциальности, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них,например:

Приложения:

1. Справка о неплатежеспособных предприятиях,для служебного пользования, экз. N 1, на 2 л.

2. План-график работы, для служебногопользования, экз. N 1, на 3 л.;

3) на обороте последнеголиста каждого экземпляра документа ограниченного распространения(сопроводительного документа) и на обороте последнего листа каждого экземпляракаждого из его приложений в левом нижнем углу листа указываются по порядку вкаждой отдельной строке инициалы и фамилия исполнителя документа, инициалы ифамилия сотрудника, отпечатавшего документ, и номер телефона исполнителя,например:

Исполнил Иванов А.А.

Отпечатал Петров Н.В.

(3522) 42-16-05;

4) на документеограниченного распространения, который остается в деле, отметка об исполнителепроставляется на обороте последнего листа и на обороте последнего листа каждогоиз его приложений и включает в себя указание количества отпечатанныхэкземпляров, рассылку каждого экземпляра, инициалы и фамилию исполнителя,инициалы и фамилию работника, напечатавшего документ, номер телефонаисполнителя и дату распечатки документа, например:

Отпечатано 2 экз.

Экз. N 1 - в адрес,

Экз. N 2 - в дело.

Исполнил, отпечатал Иванов А.А.

(3522) 42-16-05

08.02.2016.

24. Отпечатанные и подписанные (утвержденные)документы ограниченного распространения, оформленные в соответствии с пунктом23 настоящего Порядка, передаются на регистрацию в сектор регистрации и учетаслужебной корреспонденции.

 

Раздел IV. Регистрация отправляемых

документов ограниченного распространения

 

25. Регистрация документов ограниченногораспространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалистомсектора регистрации и учета служебной корреспонденции, в должностном регламентекоторого предусмотрены обязанности по регистрации отправляемых документовограниченного распространения.

26. Регистрация отправляемых документов,содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется вжурнале регистрации отправляемых документов, содержащих служебную информациюограниченного распространения. Регистрация иных материальных носителей,содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется вжурнале регистрации отправляемых машинных носителей информации, содержащихслужебную информацию ограниченного распространения, по форме согласноприложению 4 к настоящему Порядку.

27. При поступлении на регистрацию отправляемогодокумента ограниченного распространения проверяется его оформление всоответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляровдокумента, а также наличие указанных в сопроводительном документе приложений.Второй экземпляр отправляемого документа ограниченного распространенияпомещается в дело и находится в секторе регистрации и учета служебнойкорреспонденции. Отправляемые документы ограниченного распространения,оформленные с нарушениями требований пункта 23 настоящего Порядка, возвращаютсяисполнителю на доработку.

28. Дата регистрации отправляемого документаограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляютдвумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимыхслучаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например:21.01.2016.

29. Регистрационный номер отправляемогодокумента ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способоми состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, ккоторому добавляется буквенный индекс "ДСП", например: 01-03-25/ДСП.

30. При необходимости направленияотправляемого документа ограниченного распространения с пометкой "Дляслужебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылкипо форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку, в котором указываютсяномера экземпляров (номера копий) документа ограниченного распространения инаименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листаэкземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительногодокумента), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки,оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждаетсяруководителем, подготовившим документ ограниченного распространения.

 

Раздел V. Регистрация внутренних

документов ограниченного распространения

 

31. Регистрация внутренних документовограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляетсяспециалистом сектора регистрации и учета служебной корреспонденции, вдолжностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрациивнутренних документов ограниченного распространения.

32. Регистрация внутренних документовограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации внутреннихдокументов ограниченного распространения по форме согласно приложению 6 кнастоящему Порядку.

33. При поступлении на регистрациювнутреннего документа ограниченного распространения проверяется его оформлениев соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляровдокумента, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном документе.Неправильно оформленные внутренние документы ограниченного распространениявозвращаются исполнителю на доработку.

34. Дата регистрации внутреннего документаограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляютдвумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимыхслучаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например:21.01.2016.

35. Регистрационный номер внутреннегодокумента ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способоми состоит из порядкового номера документа, к которому через дефис добавляетсябуквенный индекс "ДСП" и далее через косую черту буква "В",например: 11-ДСП/В.

36. При необходимости направления внутреннихдокументов с пометкой "Для служебного пользования" в несколькоадресов составляется список рассылки, в котором указываются номера экземпляров(номера копий) отправляемых документов и наименования адресатов. Списокрассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документаограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается вделе, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе,подписывается исполнителем и утверждается руководителем, подготовившимвнутренний документ ограниченного распространения.

37. Передача внутренних документовограниченного распространения производится в соответствии с пунктами 20 - 21настоящего Порядка.

 

Раздел VI. Внесение изменений и

исправлений в журналы регистрации

 

38. Журналы регистрации документовограниченного распространения заполняются разборчивым почерком, без помарок.

39. В журналах регистрации документовограниченного распространения запрещается осуществлять исправления сприменением корректирующей жидкости.

40. В случае ошибочного внесения данных одокументе ограниченного распространения в журнал регистрации неверная записьзачеркивается одной чертой, вносятся исправления, на полях делается оговорочнаязапись, например:

В графе N 7 зачеркнутое"14" не читать, исправленному на "15" верить.

Исправительная запись заверяется подписьюзаведующего сектором, ставится печать сектора регистрации и учета служебнойкорреспонденции.

 

Раздел VII. Отправка документов

ограниченного распространения

 

41. Документы ограниченного распространенияпересылаются организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными илиценными почтовыми отправлениями, а также нарочно сектором регистрации и учетаслужебной корреспонденции при обеспечении надлежащих мер по сохранностидокументов ограниченного распространения.

42. Отправление документов ограниченногораспространения производится в конверте. Если одному адресату направляютсянесколько документов ограниченного распространения, то они помещаются в одинконверт.

43. В правом верхнем углу конвертапроставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования".

На конверте указываются адрес и наименованиеорганизации-получателя.

Под адресатом перечисляются регистрационныеномера документов ограниченного распространения, которые будут вложены вконверт (если документ ограниченного распространения отправляется ссопроводительным документом, то на конверте проставляется только номерсопроводительного документа без Указания номеров приложений). При направлениидокументов ограниченного распространения в двух и более экземплярах на конвертерядом с номером документа ограниченного распространения в скобках указываютсяномера экземпляров. Ниже проставляется адрес Правительства Курганской области.

44. В журнал регистрации отправляемыхдокументов ограниченного распространения вносится соответствующая запись оботправке документа ограниченного распространения, содержащая дату отправки,номер реестра (почтовой квитанции) об отправке документа или запись о фактедоставки (передачи) документа ограниченного распространения, содержащая датуполучения, инициалы, фамилию и подпись лица, получившего документ ограниченногораспространения.

 

Раздел VIII. Копирование документов

ограниченного распространения

 

45. Копирование документов ограниченногораспространения осуществляется сектором регистрации и учета служебнойкорреспонденции, в том числе и в соответствии с резолюцией руководителя,подготовившего документ ограниченного распространения.

Резолюция руководителя о копированииоформляется на обороте последнего листа документа ограниченного распространения(сопроводительного документа), например:

Разрешаю подготовить 10 копий в соответствиис прилагаемым списком рассылки.

 

                                       Наименование должности

                                       руководителя

                                        (подпись)     И.О.Фамилия

                                        Дата

 

46. После копирования документа ограниченногораспространения под резолюцией руководителя о копировании делается запись о количестве сделанных копий, например:

 

                                        Откопировано10 копий.

                                       Наименование должности исполнителя

                                       (подпись)     И.О.Фамилия

                                        Дата

 

В журнал регистрации отправляемых документовограниченного распространения рядом с номером экземпляра документа вноситсязапись о количестве сделанных копий.

47. На каждой копии документа ограниченногораспространения в строке под номером экземпляра документа проставляется слово"Копия" с указанием ее номера, например:

 

                                        Дляслужебного пользования

                                        Экз. N1

                                        Копия N10

 

Раздел IX. Формирование документов

ограниченного распространения в дела,содержащие

документы ограниченного распространения

 

48. Формирование и оформление дел, содержащихдокументы ограниченного распространения, обеспечение их сохранности, учета ипередачи дел, содержащих документы ограниченного распространения, в архивПравительства Курганской области осуществляются сектором регистрации и учетаслужебной корреспонденции.

49. Экспертиза ценностидокументов ограниченного распространения в Правительстве Курганской областипроводится при составлении номенклатуры дел, содержащих документы ограниченногораспространения, в процессе формирования дел, содержащих документыограниченного распространения, и при подготовке дел, содержащих документыограниченного распространения, к передаче в архив Правительства Курганскойобласти совместно со специалистом службы комплектования и хранения архивногофонда (архива) отдела документационного обеспечения Управления информационногои документационного обеспечения Правительства Курганской области.

50. Для организации и проведения работы поэкспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянноехранение документов Архивного фонда Российской Федерации создается экспертнаякомиссия Правительства Курганской области (далее - ЭКПравительства Курганской области).

51. Дела, содержащие документы ограниченногораспространения, формируются в соответствии с номенклатурой дел ПравительстваКурганской области, а также с соблюдением принципов систематизации документов иих распределения (группировки) на дела постоянного, долговременного (свыше 10лет) хранения, по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно)хранения.

52. Документы ограниченного распространениядопускается группировать в дела вместе с другими несекретными документами. Наобложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка"Для служебного пользования", и соответствующее уточнение вносится вноменклатуру дел.

53. Дела, содержащие документы ограниченногораспространения, со дня их формирования до передачи в архив ПравительстваКурганской области или на уничтожение хранятся в структурных подразделенияхАппарата Правительства Курганской области по месту их формирования.

54. Изъятие документов ограниченногораспространения из дел постоянного хранения допускается в исключительныхслучаях с отметкой в журналах регистрации документов ограниченногораспространения и производится по акту с разрешения заместителя ГубернатораКурганской области - руководителя Аппарата Правительства Курганской области составлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке.

55. Дела, содержащие документы ограниченногораспространения, постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, поличному составу передаются в архив Правительства Курганской области не ранеечем через один год и не позднее чем через три года со дня их формирования.Передача дел в архив Правительства Курганской области производится на основанииописей дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу, составляемых в структурных подразделениях АппаратаПравительства Курганской области. Дела временного (до 10 лет включительно)хранения в архив Правительства Курганской области не передаются и подлежатуничтожению в установленном порядке.

 

Раздел X. Уничтожение дел,содержащих

документы ограниченного распространения, и

документов ограниченного распространения

 

56. Уничтожение дел,содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченногораспространения, утративших свое практическое значение и не имеющихисторической ценности, производится по акту о выделении к уничтожениюдокументов ограниченного распространения, не подлежащих хранению,согласованному с ЭК Правительства Курганской области, по форме согласноприложению 7 к настоящему Порядку, с внесением записи в журнал регистрациипоступивших документов ограниченного распространения.

57. Уничтожение электронныхносителей с пометкой "Для служебного пользования" производится путеммеханического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвестисчитывание или восстановление информации, по акту уничтожения электронныхносителей с пометкой "Для служебного пользования" и уничтожения(стирания) информации с электронных носителей по форме согласно приложению 8 кнастоящему Порядку с указанием способа уничтожения и внесением записи в журналрегистрации поступивших документов ограниченного распространения.

 

Раздел XI. Проверка наличиядокументов

ограниченного распространения

 

58. Проверка фактического наличия всехдокументов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в годкомиссией, создаваемой распоряжением Губернатора Курганской области. В составкомиссии обязательно включаются специалисты Аппарата Правительства Курганскойобласти, ответственные за регистрацию и хранение документов ограниченногораспространения.

В службе комплектования и хранения архивногофонда (архиве) отдела документационного обеспечения Управления информационногои документационного обеспечения Правительства Курганской области проверканаличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актомпроверки фактического наличия документов ограниченного распространения по формесогласно приложению 9 к настоящему Порядку, согласованным с ЭКПравительства Курганской области.

59. О фактах утраты дел, содержащих документыограниченного распространения, и документов ограниченного распространения либоразглашения этой информации ставится в известность заместитель ГубернатораКурганской области - руководитель Аппарата Правительства Курганской области.

На утраченные дела, содержащие документыограниченного распространения, и документы ограниченного распространениясоставляется акт, оформленный в произвольной форме, на основании которогоделаются соответствующие отметки в журнале регистрации поступивших документовограниченного распространения. Акты на утраченные документы ограниченногораспространения постоянного срока хранения после их утверждения передаются вслужбу комплектования и хранения архивного фонда (архив) отдела документационногообеспечения Управления информационного и документационного обеспеченияПравительства Курганской области.

 

Раздел XII. Снятие пометки "для

служебного пользования" с дел,содержащих

документы ограниченного распространения, и

документов ограниченного распространения

 

60. Снять пометку "Для служебногопользования" с документа ограниченного распространения временного (до 10лет включительно) хранения имеет право руководитель, принявший решение об егоотнесении к документу ограниченного распространения.

61. Вопрос о снятии пометки "Дляслужебного пользования" с дел, содержащих документы ограниченногораспространения, и документов ограниченного распространения постоянного,долговременного (свыше 10 лет) хранения возлагается на комиссию, создаваемую распоряжениемГубернатора Курганской области.

Решение комиссии оформляется актом снятия сдел, содержащих документы ограниченного распространения, и документовограниченного распространения пометки "Для служебного пользования"согласно приложению 10 к настоящему Порядку, который утверждается заместителемГубернатора Курганской области - руководителем Аппарата ПравительстваКурганской области и согласовывается с ЭКПравительства Курганской области. В акте перечисляются документы и дела,содержащие документы ограниченного распространения, с которых пометка "Дляслужебного пользования" снимается.

Один экземпляр акта вместе с делами,содержащими документы ограниченного распространения, передаются в службукомплектования и хранения архивного фонда (архив) отдела документационногообеспечения Управления информационного и документационного обеспеченияПравительства Курганской области.

62. На обложках дел, содержащих документыограниченного распространения, и на документах ограниченного распространенияпометка "Для служебного пользования" погашается штампом или записьюот руки со ссылкой на решение комиссии, послужившее основанием для снятияпометки.

Аналогичные отметки вносятся в описи иноменклатуру дел.

63. О снятии пометки "Для служебногопользования" с документов ограниченного распространения информируются всеадресаты, которым эти документы направлялись.

 

 

 

 

 

Приложение 1

к Порядку

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

 

 

Формаакта

обнаружениярасхождений в учетных данных

документовограниченного распространения

 

      Правительство Курганской области             УТВЕРЖДАЮ

        Управление информационного

      и документационного обеспечения              Наименование должности

     отдел документационного обеспечения

    сектор регистрации и учета служебной           (подпись)  И.О.Фамилия

               корреспонденции                     Дата

 

                   АКТ

 

___________________ N__________________

 

             Место составления

 

          обнаружения расхождений

        в учетных данных документов

 

    Настоящий акт составлен______________________________________________

                             (должность,инициалы и фамилия руководителя

                               подразделенияслужбы делопроизводства)

__________________________________________________________________________

       (должность, инициалы и фамилияработника, вскрывшего пакет)

__________________________________________________________________________

 (должность, инициалы и фамилия работника,ответственного за регистрацию)

в том, что при получениипакета из ______________________________________,

                  (наименование организацииотправителя)

обнаружено расхождение вучетных данных документов _______________________

__________________________________________________________________________

                    (излагается существорасхождений)

_________________________________________________________________________.

 

Лицевая сторона пакетаприлагается.

 

Составленв двух экземплярах:

1-й экз. -

2-й экз. -

 

                                           Подпись            И.О.Фамилия

                                           Подпись            И.О.Фамилия

                                           Подпись            И.О.Фамилия

 

 

 

 

 

Приложение 2

к Порядку

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

 

 

Формажурнала

регистрациипоступивших документов

ограниченногораспространения

 

                     Правительство Курганскойобласти

        Управление информационного идокументационного обеспечения

                   отдел документационногообеспечения

           сектор регистрации и учета служебнойкорреспонденции

 

                                  Журнал

     регистрации поступивших документовограниченного распространения

 

 

 

 

 

                                          Начатс _______________ 20___ г.

                                         Окончен _______________ 20___ г.

                                          На ______________________листах

                                          Срокхранения ______________ лет

 

Регистрационный номер документа	Дата регистрации документа	Исходящий номер и дата документа	Наименование организации, от которой поступил документ	Вид документа и краткое содержание	Ф.И.О. адресата	N экз.	Количество листов		Информация о движении документа				Индекс дела, где хранится документ	N и дата акта об уничтожении	Примечание
							документа	приложения	Ф.И.О. исполнителя	резолюция руководителя	дата и расписка о
											получении	возврате
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

 

 

 

 

 

Приложение 3

к Порядку

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

 

 

Формажурнала

регистрацииотправляемых документов, содержащих

служебнуюинформацию ограниченного распространения

 

                     Правительство Курганскойобласти

       Управление информационного идокументационного обеспечения

                   отдел документационногообеспечения

           сектор регистрации и учета служебнойкорреспонденции

 

                                  Журнал

   регистрации отправляемых документов,содержащих служебную информацию

                      ограниченного распространения

 

 

 

 

 

                                          Начатс _______________ 20___ г.

                                         Окончен _______________ 20___ г.

                                          На______________________ листах

                                          Срок хранения______________ лет

 

Регистрационный номер документа	Дата регистрации документа	Вид документа и краткое содержание	Ф.И.О. и подразделение исполнителя	Отпечатано			Адресат			Дата и N реестра или почтовой квитанции об отправке документа/дата, Ф.И.О. и подпись лица, получившего документ	Расписка о возврате документа или N и дата акта об уничтожении	Примечание
				количество экз.	количество листов		Наименование органа исполнительной власти Курганской области, структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области, Ф.И.О. получателя	наименование организации, адрес, Ф.И.О. получателя	N экз.
					документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13

 

 

 

 

 

Приложение 4

к Порядку

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

 

 

Формажурнала

регистрацииотправляемых машинных носителей

информации,содержащих служебную информацию

ограниченногораспространения

 

                     Правительство Курганскойобласти

        Управление информационного идокументационного обеспечения

                   отдел документационногообеспечения

           сектор регистрации и учета служебнойкорреспонденции

 

                                  Журнал

    регистрации отправляемых машинных носителейинформации, содержащих

            служебную информацию ограниченногораспространения

 

 

 

 

 

                                          Начатс _______________ 20___ г.

                                          Окончен_______________ 20___ г.

                                          На______________________ листах

                                          Срокхранения ______________ лет

 

Регистрационный номер носителя	Дата регистрации носителя	Ф.И.О. и подразделение исполнителя	Вид носителя, марка носителя	Количество экземпляров	N экз.	Адресат		Расписка в получении (Ф.И.О., подпись, дата), отметка об отправке	Расписка о возврате или N и дата акта об уничтожении	Примечание
						наименование организации, адрес, Ф.И.О. получателя	N экз.
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

 

 

 

 

 

Приложение 5

к Порядку

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

 

 

Формасписка

рассылкидокументов ограниченного распространения

 

                                           УТВЕРЖДАЮ

 

                                           Наименование должности

 

                                           (подпись)    И.О.Фамилия

                                           Дата

 

 

 

                             Список рассылки

             к документу от __________________20__ N ______

 

N экз./N копии	Наименование адресата, почтовый адрес	Наименование должности, И.О.Фамилия руководителя	Примечание

 

Наименование должности       Подпись       И.О.Фамилия

 

 

 

 

 

Приложение 6

к Порядку

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

 

 

Формажурнала

регистрациивнутренних документов

ограниченногораспространения

 

                     Правительство Курганской области

        Управление информационного идокументационного обеспечения

                   отдел документационногообеспечения

           сектор регистрации и учета служебнойкорреспонденции

 

                                  Журнал

     регистрации внутренних документовограниченного распространения

 

 

 

 

 

                                          Начатс _______________ 20___ г.

                                         Окончен _______________ 20___ г.

                                          На ______________________листах

                                          Срокхранения ______________ лет

 

Регистрационный номер документа	Дата регистрации	Вид документа, краткое содержание	Ф.И.О. и подразделение исполнителя	Отпечатано			Адресат			Дата и N реестра или почтовой квитанции об отправке документа/дата, Ф.И.О. и подпись лица, получившего документ	Информация о движении документа				Индекс дела, где хранится документ	N и дата акта об уничтожении	Примечание
				количество экз.	количество листов		наименование организации	Ф.И.О. получателя	N экз.
											Ф.И.О. исполнителя	резолюция руководителя	дата и расписка
					документа	приложения
													получении	возврате
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18

 

 

 

 

 

Приложение 7

к Порядку

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

 

 

Формаакта

овыделении к уничтожению

документовограниченного распространения,

неподлежащих хранению

 

      Правительство Курганской области             УТВЕРЖДАЮ

        Управление информационного

      и документационного обеспечения              Наименование должности

     отдел документационного обеспечения

    сектор регистрации и учета служебной           (подпись)  И.О.Фамилия

               корреспонденции                     Дата

 

                   АКТ

 

___________________ N__________________

 

             Место составления

 

   о выделении к уничтожению документов

     ограниченного распространения,

         не подлежащих хранению

 

    На основании ___________________________ отобраны к уничтожению как не

имеющие  научно-исторической  ценности и утратившие практическое значение

документы ограниченногораспространения:

 

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за год(ы)	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Итого____________________________ дел за __________________________ годы.

         (цифрами и прописью)

 

Описи дел постоянногохранения за __________________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭК _________________________________________

                                    (наименование архивного учреждения)

(протокол от___________________ N ____________________).

Составленв двух экземплярах:

1-й экз. -

2-й экз. -

 

Наименование должностилица,

проводившегоэкспертизу ценности

документов                            Подпись                  И.О.Фамилия

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК)

от _________________ N___________

 

Документы в количестве______________________________________________ дел,

                                   (цифрами ипрописью)

уничтожены______________________________________________________________.

                           (способ уничтожения)

 

Наименование должности

работникагосударственного

органа, присутствовавшегопри

уничтожениидокументов                     Подпись            И.О.Фамилия

 

Дата

 

Изменения в журналырегистрации внесены.

 

Наименование должностиработника

службы делопроизводства,

внесшего изменения вжурналы регистрации    Подпись            И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

 

 

 

Приложение 8

к Порядку

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

 

 

Формаакта

уничтоженияэлектронных носителей

спометкой "Для служебного пользования"

иуничтожения (стирания) информации

сэлектронных носителей

 

      Правительство Курганской области             УТВЕРЖДАЮ

        Управление информационного

      и документационного обеспечения              Наименование должности

     отдел документационного обеспечения

    сектор регистрации и учета служебной           (подпись)  И.О.Фамилия

               корреспонденции                     Дата

 

                   АКТ

 

___________________ N__________________

 

             Место составления

 

    уничтожения электронных носителей

       с пометкой "Для служебного

  пользования" и уничтожения (стирания)

   информации с электронных носителей

 

    Настоящий акт  составлен  о  том,  что подлежат уничтожению следующие

электронные   носители  информации   и  подлежит уничтожению  (стиранию)

следующая  информация с  электронных  носителей информации ограниченного

распространения:

 

N п/п	Регистрационный номер носителя	Вид носителя, марка носителя	Количество экземпляров	Номер экземпляра	Наименование информации	Способ уничтожения		Примечание
						носителя	информации
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

Всего подлежитуничтожению ________________________ электронных носителей

информации.

                            (цифрами ипрописью)

 

Всего подлежитуничтожению (стиранию) информация с_______________________

электронных носителей.

                                                   (цифрами и прописью)

 

Записи акта с учетнымиданными сверены.

Составленв 2 экземплярах:

1-й экз. -

2-й экз. -

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ____________________ N________________

 

Наименование должности

работникагосударственного

органа, присутствовавшегопри

уничтожениидокументов                      Подпись           И.О.Фамилия

 

Дата

 

Изменения в журналырегистрации внесены.

 

Наименование должности

работника службыделопроизводства,

внесшего изменения вжурналы регистрации     Подпись           И.О.Фамилия

 

Дата

 

 

 

 

 

Приложение 9

к Порядку

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

 

 

Формаакта

проверкифактического наличия документов

ограниченногораспространения

 

      Правительство Курганской области             УТВЕРЖДАЮ

        Управление информационного

      и документационного обеспечения              Наименование должности

     отдел документационного обеспечения

    сектор регистрации и учета служебной           (подпись)  И.О.Фамилия

               корреспонденции                     Дата

 

                   АКТ

 

___________________ N__________________

 

             Место составления

 

     проверки фактического наличия

       документов ограниченного

            распространения

 

    Основание: ...

 

Составленкомиссией в составе:

Председатель:должность                                       И.О.Фамилия

 

Члены комиссии:должность                                     И.О.Фамилия

                должность                                      И.О.Фамилия

                должность                                      И.О.Фамилия

 

    Настоящий акт составлен о том, что с "__"__________________ 20__ года

по "__"_________________ 20__ года проведена проверка в_________________

__________________________________________________________________________

    (наименованиеструктурного подразделения государственного органа/

                  наименование государственногооргана)

 

фактического наличия дели документов ограниченного распространения;

фактического   наличия  журналов   регистрации  документов ограниченного

распространения,зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах.

 

В результате проверкиустановлено:

 

1. Всего числится пожурналам регистрации _____________ (документов, дел),

                                      (цифрами, прописью)

 

из них имеется в наличии________________________________________________,

не обнаружено___________________________________________________________.

 

2. Обнаружено не внесенных в журналы регистрации _________________________

                                                   (цифрами, прописью)

(документов, дел).

 

Характеристика состояниядокументов, дел:

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

 

Решение по результатампроверки:

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

 

Составленв 2 экземплярах:

1-й экз. -

2-й экз. -

 

Председателькомиссии                      подпись            И.О.Фамилия

Члены комиссии                              подпись            И.О.Фамилия

                                           подпись            И.О.Фамилия

                                           подпись            И.О.Фамилия

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ___________ N ___________________

 

 

 

 

 

Приложение 10

к Порядку

обращения со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Курганской области

 

 

Формаоформления акта

снятияс документов и дел пометки

"Дляслужебного пользования"

 

      Правительство Курганской области             УТВЕРЖДАЮ

        Управление информационного

      и документационного обеспечения              Наименование должности

     отдел документационного обеспечения

    сектор регистрации и учета служебной           (подпись)  И.О.Фамилия

               корреспонденции                     Дата

 

                   АКТ

 

___________________ N__________________

 

             Место составления

 

    снятия с документов и дел пометки

      "Для служебного пользования"

 

Основание: ...

 

Составленкомиссией в составе:

Председатель:должность                                       И.О.Фамилия

Члены комиссии:должность                                     И.О.Фамилия

                должность                                      И.О.Фамилия

                должность                                      И.О.Фамилия

 

    Составлен настоящий акт о том, что, руководствуясь номенклатурой дел,

перечнем  документальных  материалов и их содержанием, отобраны следующие

документы  и дела,  утратившие  конфиденциальность, к снятию пометки "Для

служебногопользования":

 

N п/п	Индекс (номер) дела или номер документа и гриф конфиденциальности	Наименование документа или дела	Количество экземпляров или томов	Номера экземпляров, томов	Количество листов в экземпляре, томе	Всего, листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Всего    подлежит   снятию    пометки   "Для  служебного    пользования"

_____________________________дел и документов.

     (цифрами, прописью)

 

Записи акта с учетнымиданными сверены.

 

Составленв 2 экземплярах:

1-й экз. -

2-й экз. -

 

Председателькомиссии                      подпись            И.О.Фамилия

Члены комиссии                              подпись            И.О.Фамилия

                                           подпись            И.О.Фамилия

                                           подпись            И.О.Фамилия

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ____________________ N________________

 

    После утверждения  акта  перечисленные документы и дела перед снятием

пометки  "Для служебного пользования"сверили с записями в акте и погасили

штампом или записью отруки с указанием даты и номера акта.

    Изменения в журналы регистрации внесены.

 

Наименование должностиработника

службы делопроизводства,внесшего

изменения в журналырегистрации              Подпись           И.О.Фамилия

 

Дата".