Постановление Администрации Курганской области от 22.04.1997 № 274
Об утверждении Положения о порядке хранения и использования архивов органов технической инвентаризации
АДМИНИСТРАЦИЯ КУРГАНСКОЙ ОБЛАСТИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 22 апреля 1997 года N 274 Отменено - Постановление Администрации (Правительства) Курганской области от 18.12.2001 г. N 554 Об утверждении Положения о порядке хранения и использования архивов органов технической инвентаризации На основании Закона Курганской области "О передаче вхозяйственное ведение органам технической инвентаризациитехнических архивов на объекты недвижимости", принятого ОбластнойДумой 6 ноября 1996 года N 108, в целях обеспечения техническойинвентаризации, правовой регистрации и проведения сделок понедвижимому имуществуПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить Положение о порядке хранения и использованияархивов органов технической инвентаризации. 2. Главам администраций г.Кургана, Шадринского и Катайскогорайонов, Курганскому государственному предприятию техническойинвентаризации "Инвентаризация" (КГПТИ "Инвентаризация") в 2-хмесячный срок провести в муниципальных БТИ инвентаризациютехнических архивов, являющихся областной собственностью, длядальнейшего решения вопроса по использованию данных архивов. 3. До принятия федерального закона о регистрации прав нанедвижимое имущество и сделок с ним сохранить обязанности попроведению регистрации прав собственности на недвижимое имущество(кроме земельных участков) за КГПТИ "Инвентаризация". 4. Сохранить действующий порядок взаимоотношений КГПТИ"Инвентаризации" с бюджетами районов и городов. 5. Методическое руководство архивами техническойинвентаризации возложить на Комитет по управлению архивами области(Варлаков Н.И.) 6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложитьна директора департамента строительства и жилищно-коммунальногохозяйства В.В.Миронова. Глава Администрации (Губернатор) Курганской области О.А.Богомолов Приложение к постановлению Администрации Курганской области от 22 апреля 1997 г. N 274 Положение о порядке хранения и использования архивов органов технической инвентаризации 1. Общие положения. 1.1. Настоящее Положение определяет порядок хранения ииспользования архивов бюро технической инвентаризации. 1.2. Архив Курганского государственного предприятиятехнической инвентаризации "Инвентаризация" (далее КГПТИ"Инвентаризация") предназначается для хранения учетнооценочной иправоустанавливающей документации на объекты недвижимого имуществав жилищной, социально-культурной, коммунально-бытовой сферах, атакже другие объекты недвижимости, в целях государственного учета(на основе регистрации и технической инвентаризации) и в интересахпользователей. Целью деятельности архива является обеспечение собственниковорганизаций, государственных органов, органов местногосамоуправления и владельцев основных фондов информацией оместоположении, техническом состоянии, стоимости и принадлежностистроений, помещений и сооружений, выдаваемой на основе хранящейся вархиве инвентаризационно-технической документации. Основными задачами архива являются приемка, учет и хранениеинвентаризационно-технической документации, формированиеинвентарных дел, выдача документов специалистами БТИ впроизводство, контроль их использованными возвратом списаниеинвентарных дел, а также выдача собственникам и владельцам основныхФондов, органам местного самоуправления и государственным органамсведений, содержащихся в инвентаризационно-техническойдокументации. 1.3. Хранящаяся в архиве инвентаризационно-техническаядокументация на объекты недвижимости является собственностьюКурганской области. Использование архивных документов не должно нарушать правсобственников и владельцев основных фондов. Копии подлинных документов, относящихся к конкретномуинвентарному объекту, могут выдаваться третьим лицам только сразрешения собственника объекта. 1.4. В целях обеспечения сохранности первоисточников, доступ кним ограничивается путем разделения документов на материалыосновного хранения и материалы оперативного справочного доступа(оперативный фонд). Круг лиц, имеющих доступ к материалам основного хранения,устанавливается приказом руководителя КГПТИ "Инвентаризация".Другие должностные лица могут допускаться в помещение основногоархивохранилища с разрешения руководителя предприятия всопровождении лиц, имеющих постоянный допуск. 2. Требования к помещению и оборудованию. 2.1. Требования, предъявляемые к содержанию помещения архива иего оборудованию определяются в соответствии с "Основными правиламиработы государственных архивов СССР, утвержденных приказом Главногоархивного управления от 7 декабря 1983 года N 352. 3. Материалы, подлежащие хранению. Основные документы 3.1. К материалам основного хранения относятся следующиеединицы: - инвентарное дело на объект технического учета, включающееодно или несколько строений основного назначения, расположенных наотдельном земельном участке, имеющем кадастровый номер, с указаниемпочтового адреса; при квартальной застройке - на каждое основноестроение; - инвентарное дело на объект внешнего благоустройства,инженерные сети и сооружения коммунально-бытового назначения; - всякий сброшюрованный или переплетенный комплект илиотдельный чертежный лист, если он не брошюруется с другимиматериалами, в том числе правоустанавливающие документы на квартирыи иные помещения в многоквартирных домах и нежилых зданиях. 3.2. Перечень материалов основного хранения может дополнятьсяприказом руководителя предприятия. 3.3. Поступающие в основное хранилище единицы хранения(инвентарные дела, комплекты чертежей и другие) должны иметь четкоенаименование, позволяющее их отнесение к тому или иному видуосновных фондов. Прочие документы: - инвентарные книги; - реестровые книги; - алфавитная картотека владельцев строений: - статистические карточки на строения и отчеты о жилом фонде; - книга учета уничтоженных дел на строения. 4. Порядок приемки, учета и хранения документации. 4.1. К основному хранению в архив принимаются материалы набумажных носителях, оформленные в установленном порядке, т.е.заключенные в твердые папки, сшиты, прошнурованы, пронумерованы иоценены. Скрепление листов дела металлическими предметами недопускается. Планы больших форматов сброшюровываются, нумеруютсяинвентарным номером дела, к которому относятся и хранятся отдельно. 4.2. Стоимость сдаваемых в архив инвентарных дел определяетсяпо расчету, составленному исполнителем, проверенному главнымбухгалтером и утвержденному руководителем предприятия. Стоимость инвентарного дела определяется исходя из затрат БТИна его разработку. Первоначальная стоимость инвентарного дела указывается в левомверхнем углу на обороте обложки. Последующие затраты, связанные свнесением по результатам текущей инвентаризации, плюсуются кпервоначальной стоимости, а новая стоимость дописывается подпервоначальной нарастающим итогом. Стоимость дел, ранее принятых на хранение без оценкиопределяется инвентаризационной комиссией, создаваемой приказомКГПТИ "Инвентаризация", при проведении инвентаризации архива. 4.3. Инвентарное дело на объект недвижимости разделяется на 3отдельно сброшюрованные группы документов. В первую группу включаются материалы, составленные врезультате последней инвентаризации, расположенные в следующейпоследовательности: - технический паспорт; - план земельного участка; - поэтажные планы основных строений; - экспликации к поэтажным планам. Скрепление материалов первой группы должно позволятьизвлечение их из дела для снятия копий и выдачи исполнителям впроизводство. При утрате документов первой группы их восстановление должнопроизводиться с выходом на место и использованием материалов второйи третьей групп, брошюровка которых не должна позволять ихизвлечения из дела. Во вторую группу включаются все копии правоустанавливающихдокументов, сброшюрованные в хронологическом порядке. Каждый листматериалов, подшиваемых в данную группу, должен нумероватьсянарастающим итогом. Заголовки документов и номера листов деладолжны вноситься в опись данной группы документов. Извлечениедокументов данной группы из дела запрещается. В третью группу включаются долевые материалы (абриса, расчетыплощадей и объемов, акты технического обследования, материалыпредшествующих инвентаризаций), расположенные в указанной вышепоследовательности и подшиваемые в хронологическом порядке.Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должнысодержать отметку ""Погашено. Дата. Подпись". Извлечение документов третьей группы из дела, а также внесениекаких-либо исправлений и поправок в документы после их подшивки недопускается. Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе.Сведения об обнаруженных ошибках должны вноситься в примечаний кописи листов, хранящихся в деле. 4.4. Учет поступающих в основное хранилище инвентарных делпроизводится путем их регистрации в инвентарных книгах. Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляютсяпечатью. Обязательным требованием к регистрационной записи являетсяуказание даты регистрации, регистрационно (инвентарного) номера инаименование дела. 4.5. Инвентарная книга на домовой фонд (жилые здания и зданиягражданского назначения) заполняется в порядке существующей вархиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц илипоквартально в целом по каждому городу (др. населенному пункту)независимо от принадлежности. Инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом помере их поступления. Присвоенный инвентарный номер проставляется в левом верхнемуглу заглавной обложки дела. Инвентарный номер, в зависимости от метода группировки дел,состоит: а) для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименованияулиц - из порядкового номера по инвентарной книге; Номера дел, хранящихся с разграничением по кварталам,проставляются в виде дроби. В числителе дроби указываетсяпорядковый номер (регистрационный номер) по инвентарной книге, азнаменателе - условный (присвоенный) номер города (района,поселка), номер кварталами номер папки. Условные номера населенных пунктов принимаются в соответствиис почтовой индексацией. Детальный порядок нумерации (присвоение регистрационныхномеров) инвентарных дел устанавливается приказом начальника БТИ. 4.6. Инвентарные номера на материалы объектов внешнегоблагоустройства и инженерных сетей присваиваются в соответствии спорядковой записью в специальной инвентарной книге. 4.7. Поиск дел в архиве производится по инвентарному номеру,который указывается в алфавитной и статистической карточках настроение основного назначения, а на объекты внешнегоблагоустройства и инженерные сети по. инвентарному номеру,указанному в алфавите наименования объектов (приложение N 4). 4.8. Инвентарные дела, погашенные по различным основаниям,исключаются из инвентарной книги по данным обследований. При этом впримечании инвентарной книги делается запись, четко объясняющаяпричину погашения дела. 4.9. В случае раздела одного объекта (домовладения) на два илинесколько самостоятельных с обособленными земельными участками, заодним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемымприсваиваются инвентарные номера в порядке поступления их в архив. Документы, относящиеся к общему первоначальному объекту(домовладений), погашаются и оставляются в деле, которому сохраненинвентарный номер. 5. Выдача инвентарных дел из основного хранилища. 5.1. Выдача инвентарных дел из основного хранилищапроизводится в исключительных случаях по письменному разрешениюруководителя БТИ или уполномоченных им лиц. В разрешении должныбыть указаны цель (причины или основания) выдачи, срок возврата илицо, кому разрешено получить дело. Выдача определенных документов первой группы из инвентарныхдел должна производиться в порядке, установленном начальником БТИ. 5.2. Для учета выдачи и возврата материалов на каждоеинвентарное дело заводится карточка учета, которая хранится в этомделе, а при выдаче его оставляется на месте хранения дела (подомовому фонду) или в специальном ящике в алфавитном порядкенаименования улиц (на объекты благоустройства и инженерные сети -приложение N 6). 5.3. Контроль выдачи и возврата дел ведется по записям вжурнале учета выдачи и возврата инвентарных дел (приложение N 7) иосуществляется назначенным приказом по предприятию (БТИ) работникомархива. 5.4. Изъятие из архивохранилища документации на определенныйсрок для использования его соответствующими организациями(судебно-следственными и другими органами) возможно только с ведоманачальника БТИ и на основе надлежаще оформленного требования(запроса). При выдаче обязательна, опись всех документов и росписьлица, получающего их, с указанием Ф.И.О. (полностью) и должности. 5.5. Если в отдельных конкретных случаях выдача инвентарныхматериалов и сведений нарушает права собственника, то начальник БТИвправе приостановить выдачу и потребовать возврат выданныхматериалов. Выдача названных материалов может быть возобновлена посогласию собственника или по решению (определению) суда. В случае неправомерной или ошибочной выдачи материаловруководитель предприятия должен письменно известитьзаинтересованных лиц об отзыве документов. После извещения оботзыве документов, ссылки заявителей и пользователей на ошибочноили неправомерно выданные сведения рассмотрение не подлежат. БТИ обязано возместить пользователям их затраты на получениеошибочно или неправомерно выданной документации. 5.6. При хранении информации на магнитных носителях,производится резервное копирование на дополнительные дискеты дляисключения утраты информационной базы. 6. Сроки хранения, порядок списания дел и ревизия архива. 6.1. Бессрочному (постоянному) хранению в архивах БТИподлежат: - схематические и инвентарные планы городов, поселков,населенных пунктов и кварталов; - инвентарные дела на здания и сооружения, принятые илистоявшие ранее на государственной охране. Списки зданий и сооружений, являющихся памятниками истории иархитектуры, а также принятых, принимаемых на государственнуюохрану или имеющих историко-архитектурную ценность, представляютсяв БТИ управлением культуры администрации области. Названные дела,утратившие практическое значение, по результатам отбора илиэкспертизы могут быть переданы на хранение в государственныеархивы. Результаты отбора и экспертизы дел и документов БТИпредставляются на рассмотрение областной экспертной комиссии,созданной постановлением администрации области N 436 от 16.10.95 г."О совершенствовании отбора и передачи в госархивынаучно-технической документации". Бессрочному хранению подлежат обветшавшие реестровые книги,книги учета уничтоженных дел на строения, а также статистическиеотчеты о домов фонде. При ликвидации архива документы бессрочного хранения должныпередаваться правопреемнику или в государственные архивы наосновании экспертизы ценности документов определяемом комитетом поуправлению архивами администрации области. 6.2. Постоянному срочному хранению в архиве подлежат:инвентарные дела (с правоустанавливающими документами или без них)на существующие инвентарные объекты. После уничтожения инвентарногообъекта по причине сноса, пожара, стихийного бедствия, или по инымпричинам, погашенные инвентарные дела хранятся в архиве 3 года, вслучаях, когда земельный участок не изымается у домовладельца,инвентаризационно-техническая документация подлежит дальнейшемухранению. Материалы технического учета на ликвидационные (списанные вустановленном порядке) объекты внешнего благоустройства, инженерныесети и сооружения хранятся в архиве бюро также 3 года, а затемуничтожаются. инвентарные обветшавшие книги. Срок хранения ихустанавливается решением начальника КГПТИ "Инвентаризация" напериод справочной потребности в них, но не менее 3-х лет. Инвентарные дела на уничтоженные инвентарные объекты,находящиеся под арестом, или по) которым не закончено судебное дело- до завершения судебного дела, но не менее 3-х лет. 6.3. По истечении срока хранения документов, указанных в п.6.2основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учетауничтоженных дел (приложение N 8). При этом в книге указываетсявремя, когда впервые была проведена инвентаризация, а также датыпоследних обследований. Собственники и владельцы строений (помещений),зарегистрированные в БТИ к моменту уничтожения объектасобственности, записываются в книги без сокращений в ихнаименовании. При ссылке на документ, подтверждающий правособственности, полностью указывается наименование органа, выдавшегодокумент, номер и дату оформления. По объектам, принадлежащим нескольким лицам, указывается видсобственности, а при долевой собственности"- долевое участие. Технико-экономические показатели (материал стен, физическийизнос, площадь и т.п.), даются только по основному строению попоследнему обследованию, а восстановительная и действительнаястоимости (указать в ценах какого года) - с учетом всех построек исооружений, имеющихся на земельном участке. 6.4. Списание дел к уничтожению производится на основанииакта, составленного комиссией, назначенной приказом руководителяпредприятия. Реквизиты акта (номер приказа о создании комиссии, датасоставления акта) указывается в ст.19 книги уничтоженных дел. Акты на списание и уничтожение инвентарных дел сдаются нахранение в бухгалтерию предприятия. 6.5. В целях проверки наличия, состава, состояния исохранности инвентарных дел основного хранения, не реже одного разав год, а также при замещении должности техника архива, пораспоряжению руководства БТИ производится инвентаризация материаловосновного хранения. Инвентаризация производится в соответствии с "Основнымиположениями по инвентаризации основных средств,товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов",утвержденными письмом Минфина СССР от 30.12.82 г. N 179, врезультате которой: - выявляется наличие и полнота дел: - учитываются пришедшие в ветхость документы; - намечаются сроки их обновления, как путем обследованияобъекта, так и камерально. При проведении инвентаризации инвентарная опись несоставляется, а проверка наличия ведется по инвентарным книгам, гдеколичество и стоимость инвентарных дел основного хранения на датуинвентаризации указывается после последней регистрационной записи,с подписью техника архива или уполномоченного лица. 7. Оперативный фонд. 7.1. Оперативный фонд предназначен для уменьшения обращений кматериалам основного хранения и позволяет быстрый поиск требуемойинформация: без обращения к материалам основного хранения. 7.2. При недостатке информации и необходимости Обращения кматериалам основного хранения, оперативный фонд должен позволятьпоиск требуемых инвентарных дел. Для достижения указанных целей руководители и специалисты БТИформируют любые другие материалы оперативного фонда, а такжевнедряют новые способы хранения, поиска и выдачи информации, в томчисле справочно-информационную базу данных на магнитных носителях,картотеку аэрофотоснимков и др. Инвентарные книги являются доказательным документом о наличиидел, хранящихся в архиве. Для целей доказательства существованияобъекта и его принадлежности инвентарная книга не используется. 7.3. Реестровые книги предназначены для регистрацииинвентарных объектов. Запись в реестровую книгу имеет доказательную силу в частисуществования объекта на момент регистрации. Форма реестровой книгипредусматривает также регистрацию документов о принадлежностиобъекта. Регистрация правоустанавливающего документа имеетюридическое значение для установления собственника объекта на датурегистрации и исчисления сроков. Реестровые книги ведутся по следующим объектам недвижимости: - зданиям гражданского назначения; - квартирам; - сооружениям коммунально-бытового назначения; - передаточным устройствам. Реестровые книги по зданиям гражданского назначения ведутся всоответствии с требованиями Инструкции о порядке регистрациижилищного фонда, утвержденной приказом ЦСУ СССР от 15 июля 1985года N 380. Регистрация квартир и правоустанавливающих документов на нихпроводится в реестровой книге (приложение N 1). Порядок регистрации сооружений и передаточных устройствизлагается в соответствующих инструкциях по инвентаризации основныхфондов, утвержденных приказами МЖКХ РСФСР N 156 от 11 апреля 1975года и N 378 от 9 сентября 1975 года по форме (приложение N 5). Реестровые книги ведутся специалистом, назначенным приказомруководителя предприятия. 7.4. Алфавитная картотека владельцев строений предназначаетсядля получения информации о принадлежности инвентарных объектов ипоиска соответствующих материалов основного хранения в случае,когда местонахождение объекта заранее не известно. Алфавитнаякарточка (приложение N 9) по обслуживаемым городам и другимнаселенным пунктам размещается в ящиках в алфавитном порядкенаименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надписьс указанием начальных букв наименования владельца. Группировкуалфавитных карточек, целесообразно делать по принципу построенияэнциклопедических словарей. В алфавитных карточках указываютпаспортные данные собственника, год рождения, а по юридическимлицам - данные свидетельства о государственной регистрации. В небольших населенных пунктах допускается ведение вместокартотеки алфавитной книги с соблюдением установленных правил. 7.5. Статистические карточки являются главным источникоминвентаризационно-технической информации, позволяющим снизить числообращений к материалам основного хранения. Статистические карточкисоставляются по результатам текущей инвентаризации. Карточкихранятся в ящиках, по видам основных фондов, в порядке, аналогичномалфавитной картотеке владельцев. Детальный порядок ведения статистической картотеки, в томчисле разграничение основных фондов по категориям принадлежности,устанавливается руководством БТИ. Если статкарточки не заводятся, то уполномоченное должностноелицо вносит статистическую информацию в специальные журналы,заведенные по каждому населенному пункту с группировкой их пофондам принадлежности. Статкарточки на снесенные объекты погашаются с указанием датыи основания погашения, изымаются из действующей картотеки ихранятся не менее 3-х лет в отдельном ящике, в алфавитном порядкенаименований улиц. 7.6. Книга учета самовольного строительства (приложение N 10)ведется в хронологическом порядке выявления эксплуатируемыхстроительных объектов, не принятых государственной комиссией. Самовольное возведение строений, не являющихсясамостоятельными инвентарными объектами (пристроек, гаражей идругих принадлежностей главной вещи), а также перепланировкипомещений, в данной книге не фиксируется. Книга учета бесхозныхобъектов ведется по форме приложения N 10, аналогично книге учетасамовольного строительства. 7.7. При наличии достаточной информационной базы данных намашинных носителях, ведение алфавитных и статистических картотек нетребуется, если сохранность носителей дублируется одной копией. 8. Порядок выдачи и контроль информации, выдаваемой собственникам. 8.1. Архив БТИ вправе выдавать копииинвентаризационно-технических документов и справки по формам,установленным отраслевыми нормативными документами илиутвержденными администрацией области. Истребование от граждан или выдача гражданам справокпроизвольной Формы запрещена. 8.2. Снятие и выдача копий с копий документов запрещается. 8.3. Выдаваемые документы и копии не должны повлечьвозникновение споров между собственниками. С этой цельюконтролирующие выдачу документов лица, вправе внести в любойвыдаваемый документ или копию запись о цели выдачи или ограничитьобласть назначения документа. 8.4. Работники БТИ, подготавливающие и контролирующиевыдаваемые документы, должны обращать внимание на соответствиедокументов результатам последней инвентаризации. Все возникающиеизменения должны быть обоснованы документально. Если при этом в ранее выданных материалах и в материалахпредыдущих инвентаризаций будет обнаружена ошибка, токонтролирующее лицо обязано внести запись об этом в примечаниях квыдаваемым материалам. Исправление материалов предыдущихинвентаризаций запрещается. Особое внимание должно уделяться обоснованию границземлепользований и классификаций помещений. Выдаваемые документы повопросам решения споров должны содержать ссылки на обосновывающиедокументы. Если в инвентаризационных документах таких ссылок нет,то руководитель БТИ имеет право внести их на основании другихдокументов (Заключений комиссий и других). При отсутствии границы землепользований (оград, граничныхстолбов) или документа, устанавливающего границы землепользования,контролирующее лицо обязано сделать запись "границы показаныусловно". При неоднозначности классификаций помещений, контролирующеелицо обязано сделать запись о том, что классификация дана условно,в учетно-статистических целях (а не в доказательных) и указать ввыдаваемом документе порядок решения споров о классификациипомещений. Выдача справок о физическом износе части инвентарногообъекта неправомерна. 8.5. Правила внутреннего распорядка в архиве устанавливаютсяначальником КГПТИ "Инвентаризация". Руководитель аппарата управляющий делами В.М. Достовалова