Приложение к Указу от 01.08.2017 г № 202 Порядок
Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в правительстве курганской области
Раздел I.общие положения
1.Настоящий Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Курганской области (далее - Порядок) определяет организацию работы с документами и иными материальными носителями, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (далее - документы ограниченного распространения).
2.К документам ограниченного распространения относятся документы, содержащие несекретную информацию, касающиеся деятельности Правительства Курганской области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в Правительство Курганской области несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законодательством.
3.Не может быть ограничен доступ к:
нормативным правовым актам, затрагивающим права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающим правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
информации о состоянии окружающей среды;
информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную тайну);
информации, накапливаемой в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
иной информации, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.
4.Руководители структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области (далее - руководители) при создании документа принимают решение об его отнесении к документу ограниченного распространения.
5.На документах ограниченного распространения проставляется пометка "Для служебного пользования" или "ДСП".
6.Организация работы с документами ограниченного распространения в Правительстве Курганской области осуществляется специалистами сектора регистрации и учета служебной корреспонденции отдела документационного обеспечения Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области (далее - сектор регистрации и учета служебной корреспонденции), а также лицами, ответственными за работу с документами ограниченного распространения в соответствии с должностным регламентом в других структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области (далее - ответственные лица).
7.Документы ограниченного распространения хранятся в надежно запираемых шкафах (металлических ящиках). Документы ограниченного распространения во время работы располагаются так, чтобы исключить возможность ознакомления с ними лиц, не имеющих к ним непосредственного отношения.
8.Передачу документов ограниченного распространения по открытым каналам связи необходимо осуществлять только с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации.
9.За разглашение информации, содержащейся в документах ограниченного распространения, а также нарушение настоящего Порядка сотрудники структурных подразделений Аппарата Правительства Курганской области могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
10.Руководители несут персональную ответственность за обеспечение ведения регистрации, хранения, копирования и использования документов ограниченного распространения, а также за соблюдение требований настоящего Порядка.
11.Действие настоящего Порядка не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Раздел II.ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ПОСТУПАЮЩИХ
Документов ограниченного распространения
12.Прием и регистрация документов ограниченного распространения, поступающих в Правительство Курганской области, осуществляются специалистом сектора регистрации и учета служебной корреспонденции, в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации поступающих документов ограниченного распространения.
13.При поступлении документа ограниченного распространения необходимо:
проверить наличие пометки "Для служебного пользования" или "ДСП", соответствие адресата, наличие номеров документов, наименование отправителя;
при получении документа ограниченного распространения в конверте проверить целостность упаковки, соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (при их наличии) указанным на конверте и сопроводительном документе (реестре);
расписаться с указанием инициалов и фамилии в сопроводительном документе за принятые конверты с проставлением даты (при необходимости - времени).
Если на конверте указан другой адресат, то он не принимается.
14.После вскрытия конверта проверяется количество листов вложенного документа ограниченного распространения, при наличии к нему приложений - соответствие номеров приложений, номеров экземпляров, количества листов приложения указанным в документе ограниченного распространения (сопроводительном документе), наличие на документе ограниченного распространения пометки "Для служебного пользования" или "ДСП".
15.При несоответствии на конверте и (или) в документе ограниченного распространения регистрационных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документа ограниченного распространения, а также в случае если документ направлен ошибочно, заместителем начальника отдела документационного обеспечения Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области - заведующим сектором регистрации и учета служебной корреспонденции (далее - заведующий сектором) составляется в двух экземплярах акт обнаружения расхождений в учетных данных документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку, второй экземпляр которого вместе с конвертом направляется отправителю.
16.Поступившему документу ограниченного распространения присваивается регистрационный номер, данные о документе ограниченного распространения заносятся в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации поступивших документов ограниченного распространения должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью сектора регистрации и учета служебной корреспонденции. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает заведующий сектором.
17.На документе ограниченного распространения в правом углу нижнего поля первого листа проставляется штамп, который содержит наименование Правительства Курганской области, регистрационный номер, присвоенный документу, дату регистрации, отметку о необходимости возврата, например:
ПРАВИТЕЛЬСТВО Курганской области "__" ____________ 20__ г. Вх. N ____________________ ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ |
18.Дата регистрации поступившего документа ограниченного распространения проставляется в штампе и оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 20.01.2016.
Регистрационный номер поступившего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из буквенного индекса "ДСП" и порядкового номера документа, разделенных дефисом, например: ДСП-31.
19.Документы ограниченного распространения после их рассмотрения Губернатором Курганской области, первым заместителем Губернатора Курганской области, заместителем Губернатора Курганской области - руководителем Аппарата Правительства Курганской области, заместителем Губернатора Курганской области по социальной политике передаются в сектор регистрации и учета служебной корреспонденции для подготовки копий исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией и передачи копий ответственному лицу под подпись в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения.
20.Передача документов ограниченного распространения между структурными подразделениями Аппарата Правительства Курганской области производится через сектор регистрации и учета служебной корреспонденции в соответствии с отметкой в журнале регистрации отправляемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с обязательным проставлением даты приема и передачи по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку. Листы журнала регистрации отправляемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью сектора регистрации и учета служебной корреспонденции. На обратной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, которую подписывает заведующий сектором.
21.В рамках одного структурного подразделения Аппарата Правительства Курганской области передача документов ограниченного распространения от одного сотрудника другому осуществляется с разрешения руководителя под подпись на соответствующей резолюции к документу ограниченного распространения.
Раздел III.создание документов ограниченного распространения
22.Создание и печать документов ограниченного распространения в Аппарате Правительства Курганской области должны осуществляться на средствах вычислительной техники, для которых выполнены мероприятия по защите информации.
23.Созданный документ ограниченного распространения должен отвечать следующим требованиям:
1) первая страница документа ограниченного распространения (сопроводительного документа) и первая страница каждого из его приложений, содержащих информацию ограниченного распространения, должны иметь в правом верхнем углу отметку о конфиденциальности, состоящую из слов "Для служебного пользования", и номер экземпляра документа, например:
Для служебного пользования
Экз. N _________________;
2) при наличии приложений к документу ограниченного распространения (сопроводительному документу) после текста документа должны быть указаны: номера приложений, их наименования, информация о конфиденциальности, номера прилагаемых экземпляров и количество листов в них, например:
Приложения:
1.Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, экз. N 1, на 2 л.
2.План-график работы, для служебного пользования, экз. N 1, на 3 л.;
3) на обороте последнего листа каждого экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа) и на обороте последнего листа каждого экземпляра каждого из его приложений в левом нижнем углу листа указываются по порядку в каждой отдельной строке инициалы и фамилия исполнителя документа, инициалы и фамилия сотрудника, отпечатавшего документ, и номер телефона исполнителя, например:
Исполнил Иванов А.А.
Отпечатал Петров Н.В.
(3522) 42-16-05;
4) на документе ограниченного распространения, который остается в деле, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа и на обороте последнего листа каждого из его приложений и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, рассылку каждого экземпляра, инициалы и фамилию исполнителя, инициалы и фамилию работника, напечатавшего документ, номер телефона исполнителя и дату распечатки документа, например:
Отпечатано 2 экз.
Экз. N 1 - в адрес,
Экз. N 2 - в дело.
Исполнил, отпечатал Иванов А.А.
(3522) 42-16-05
08.02.2016.
24.Отпечатанные и подписанные (утвержденные) документы ограниченного распространения, оформленные в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, передаются на регистрацию в сектор регистрации и учета служебной корреспонденции.
Раздел IV.регистрация отправляемых
Документов ограниченного распространения
25.Регистрация документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалистом сектора регистрации и учета служебной корреспонденции, в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации отправляемых документов ограниченного распространения.
26.Регистрация отправляемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в журнале регистрации отправляемых документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Регистрация иных материальных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в журнале регистрации отправляемых машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку.
27.При поступлении на регистрацию отправляемого документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие указанных в сопроводительном документе приложений. Второй экземпляр отправляемого документа ограниченного распространения помещается в дело и находится в секторе регистрации и учета служебной корреспонденции. Отправляемые документы ограниченного распространения, оформленные с нарушениями требований пункта 23 настоящего Порядка, возвращаются исполнителю на доработку.
28.Дата регистрации отправляемого документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016.
29.Регистрационный номер отправляемого документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, к которому добавляется буквенный индекс "ДСП", например: 01-03-25/ДСП.
30.При необходимости направления отправляемого документа ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки по форме согласно приложению 5 к настоящему Порядку, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) документа ограниченного распространения и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем, подготовившим документ ограниченного распространения.
Раздел V.регистрация внутренних
Документов ограниченного распространения
31.Регистрация внутренних документов ограниченного распространения после их подписания (утверждения) осуществляется специалистом сектора регистрации и учета служебной корреспонденции, в должностном регламенте которого предусмотрены обязанности по регистрации внутренних документов ограниченного распространения.
32.Регистрация внутренних документов ограниченного распространения осуществляется в журнале регистрации внутренних документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 6 к настоящему Порядку.
33.При поступлении на регистрацию внутреннего документа ограниченного распространения проверяется его оформление в соответствии с пунктом 23 настоящего Порядка, количество листов и экземпляров документа, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном документе. Неправильно оформленные внутренние документы ограниченного распространения возвращаются исполнителю на доработку.
34.Дата регистрации внутреннего документа ограниченного распространения оформляется цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 21.01.2016.
35.Регистрационный номер внутреннего документа ограниченного распространения оформляется буквенно-цифровым способом и состоит из порядкового номера документа, к которому через дефис добавляется буквенный индекс "ДСП" и далее через косую черту буква "В", например: 11-ДСП/В.
36.При необходимости направления внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором указываются номера экземпляров (номера копий) отправляемых документов и наименования адресатов. Список рассылки оформляется на обороте последнего листа экземпляра документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), который остается в деле, или на отдельном листе. Список рассылки, оформленный на отдельном листе, подписывается исполнителем и утверждается руководителем, подготовившим внутренний документ ограниченного распространения.
37.Передача внутренних документов ограниченного распространения производится в соответствии с пунктами 20 - 21 настоящего Порядка.
Раздел VI.внесение изменений и исправлений в журналы регистрации
38.Журналы регистрации документов ограниченного распространения заполняются разборчивым почерком, без помарок.
39.В журналах регистрации документов ограниченного распространения запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости.
40.В случае ошибочного внесения данных о документе ограниченного распространения в журнал регистрации неверная запись зачеркивается одной чертой, вносятся исправления, на полях делается оговорочная запись, например:
В графе N 7 зачеркнутое "14" не читать, исправленному на "15" верить.
Исправительная запись заверяется подписью заведующего сектором, ставится печать сектора регистрации и учета служебной корреспонденции.
Раздел VII.отправка документов ограниченного распространения
41.Документы ограниченного распространения пересылаются организациям фельдъегерской или специальной связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочно сектором регистрации и учета служебной корреспонденции при обеспечении надлежащих мер по сохранности документов ограниченного распространения.
42.Отправление документов ограниченного распространения производится в конверте. Если одному адресату направляются несколько документов ограниченного распространения, то они помещаются в один конверт.
43.В правом верхнем углу конверта проставляется ограничительная пометка "Для служебного пользования".
На конверте указываются адрес и наименование организации-получателя.
Под адресатом перечисляются регистрационные номера документов ограниченного распространения, которые будут вложены в конверт (если документ ограниченного распространения отправляется с сопроводительным документом, то на конверте проставляется только номер сопроводительного документа без Указания номеров приложений). При направлении документов ограниченного распространения в двух и более экземплярах на конверте рядом с номером документа ограниченного распространения в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляется адрес Правительства Курганской области.
44.В журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения вносится соответствующая запись об отправке документа ограниченного распространения, содержащая дату отправки, номер реестра (почтовой квитанции) об отправке документа или запись о факте доставки (передачи) документа ограниченного распространения, содержащая дату получения, инициалы, фамилию и подпись лица, получившего документ ограниченного распространения.
Раздел VIII.копирование документов ограниченного распространения
45.Копирование документов ограниченного распространения осуществляется сектором регистрации и учета служебной корреспонденции, в том числе и в соответствии с резолюцией руководителя, подготовившего документ ограниченного распространения.
Резолюция руководителя о копировании оформляется на обороте последнего листа документа ограниченного распространения (сопроводительного документа), например:
Разрешаю подготовить 10 копий в соответствии с прилагаемым списком рассылки.
Наименование должности
руководителя
(подпись) И.О.Фамилия
Дата46.После копирования документа ограниченного распространения под резолюцией руководителя о копировании делается запись о количестве сделанных копий, например:
Откопировано 10 копий.
Наименование должности исполнителя
(подпись) И.О.Фамилия
ДатаВ журнал регистрации отправляемых документов ограниченного распространения рядом с номером экземпляра документа вносится запись о количестве сделанных копий.
47.На каждой копии документа ограниченного распространения в строке под номером экземпляра документа проставляется слово "Копия" с указанием ее номера, например:
Для служебного пользования
Экз. N 1
Копия N 10Раздел IX.ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ДЕЛА, СОДЕРЖАЩИЕ ДОКУМЕНТЫ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
48.Формирование и оформление дел, содержащих документы ограниченного распространения, обеспечение их сохранности, учета и передачи дел, содержащих документы ограниченного распространения, в архив Правительства Курганской области осуществляются сектором регистрации и учета служебной корреспонденции.
49.Экспертиза ценности документов ограниченного распространения в Правительстве Курганской области проводится при составлении номенклатуры дел, содержащих документы ограниченного распространения, в процессе формирования дел, содержащих документы ограниченного распространения, и при подготовке дел, содержащих документы ограниченного распространения, к передаче в архив Правительства Курганской области совместно со специалистом службы комплектования и хранения архивного фонда (архива) отдела документационного обеспечения Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области.
50.Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации создается экспертная комиссия Правительства Курганской области (далее - ЭК Правительства Курганской области).
51.Дела, содержащие документы ограниченного распространения, формируются в соответствии с номенклатурой дел Правительства Курганской области, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
52.Документы ограниченного распространения допускается группировать в дела вместе с другими несекретными документами. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования", и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел.
53.Дела, содержащие документы ограниченного распространения, со дня их формирования до передачи в архив Правительства Курганской области или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области по месту их формирования.
54.Изъятие документов ограниченного распространения из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с отметкой в журналах регистрации документов ограниченного распространения и производится по акту с разрешения заместителя Губернатора Курганской области - руководителя Аппарата Правительства Курганской области с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке.
55.Дела, содержащие документы ограниченного распространения, постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу передаются в архив Правительства Курганской области не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня их формирования. Передача дел в архив Правительства Курганской области производится на основании описей дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях Аппарата Правительства Курганской области. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив Правительства Курганской области не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
Раздел X.УНИЧТОЖЕНИЕ ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ
Документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения
56.Уничтожение дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту о выделении к уничтожению документов ограниченного распространения, не подлежащих хранению, согласованному с ЭК Правительства Курганской области, по форме согласно приложению 7 к настоящему Порядку, с внесением записи в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения.
57.Уничтожение электронных носителей с пометкой "Для служебного пользования" производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление информации, по акту уничтожения электронных носителей с пометкой "Для служебного пользования" и уничтожения (стирания) информации с электронных носителей по форме согласно приложению 8 к настоящему Порядку с указанием способа уничтожения и внесением записи в журнал регистрации поступивших документов ограниченного распространения.
Раздел XI.проверка наличия документов ограниченного распространения
58.Проверка фактического наличия всех документов ограниченного распространения проводится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой распоряжением Губернатора Курганской области. В состав комиссии обязательно включаются специалисты Аппарата Правительства Курганской области, ответственные за регистрацию и хранение документов ограниченного распространения.
В службе комплектования и хранения архивного фонда (архиве) отдела документационного обеспечения Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом проверки фактического наличия документов ограниченного распространения по форме согласно приложению 9 к настоящему Порядку, согласованным с ЭК Правительства Курганской области.
59.О фактах утраты дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения либо разглашения этой информации ставится в известность заместитель Губернатора Курганской области - руководитель Аппарата Правительства Курганской области.
На утраченные дела, содержащие документы ограниченного распространения, и документы ограниченного распространения составляется акт, оформленный в произвольной форме, на основании которого делаются соответствующие отметки в журнале регистрации поступивших документов ограниченного распространения. Акты на утраченные документы ограниченного распространения постоянного срока хранения после их утверждения передаются в службу комплектования и хранения архивного фонда (архив) отдела документационного обеспечения Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области.
Раздел XII.снятие пометки "для
СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ" С ДЕЛ, СОДЕРЖАЩИХ
ДОКУМЕНТЫ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, И
ДОКУМЕНТОВ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
60.Снять пометку "Для служебного пользования" с документа ограниченного распространения временного (до 10 лет включительно) хранения имеет право руководитель, принявший решение об его отнесении к документу ограниченного распространения.
61.Вопрос о снятии пометки "Для служебного пользования" с дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения возлагается на комиссию, создаваемую распоряжением Губернатора Курганской области.
Решение комиссии оформляется актом снятия с дел, содержащих документы ограниченного распространения, и документов ограниченного распространения пометки "Для служебного пользования" согласно приложению 10 к настоящему Порядку, который утверждается заместителем Губернатора Курганской области - руководителем Аппарата Правительства Курганской области и согласовывается с ЭК Правительства Курганской области. В акте перечисляются документы и дела, содержащие документы ограниченного распространения, с которых пометка "Для служебного пользования" снимается.
Один экземпляр акта вместе с делами, содержащими документы ограниченного распространения, передаются в службу комплектования и хранения архивного фонда (архив) отдела документационного обеспечения Управления информационного и документационного обеспечения Правительства Курганской области.
62.На обложках дел, содержащих документы ограниченного распространения, и на документах ограниченного распространения пометка "Для служебного пользования" погашается штампом или записью от руки со ссылкой на решение комиссии, послужившее основанием для снятия пометки.
Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуру дел.
63.О снятии пометки "Для служебного пользования" с документов ограниченного распространения информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.