Приложение к Постановлению от 12.03.2013 г № 397 Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод» I. общие положения
1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества предоставления муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на хранении в Шадринском районном муниципальном архиве (далее - муниципальный архив).
2.Муниципальная услуга исполняется в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее граждане), за исключением случаев, установленных международными договорами Российской Федерации или законодательством Российской Федерации, юридических лиц.
3."Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги можно получить:
- в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте Администрации Шадринского района Курганской области (raion.shadrinsk.net);
- в архивном отделе Администрации Шадринского района, расположенном по адресу: 641870, г. Шадринск, ул. Пионерская, 27, на информационном стенде, а также при помощи телефонной связи по телефону 8 (35253) 6-23-91, посредством направления запроса по электронной почте по адресу: shadr.arhiv@mail.ru, при устном или письменном обращении;
- в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Портал) (www.gosuslugi.ru);
- на Портале с использованием универсальной электронной карты;
- в отделах Государственного бюджетного учреждения Курганской области "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг", расположенного по адресу: г. Курган, ул. Куйбышева, 144, стр. 41;
- в средствах массовой информации.
График приема физических и юридических лиц архивным отделом Администрации Шадринского района:
- понедельник - пятница с 8 часов 00 минут до 17 часов 00 минут;
- перерыв - с 12 часов 00 минут до 13 часов 00 минут;
- суббота, воскресенье - выходные дни.
На информационном стенде в помещении, предназначенном для приема посетителей, размещается следующая информация:
- график (режим) работы, номер телефона;
- текст Административного регламента с приложениями (полная версия или извлечения);
- требования к заявителям о предоставлении муниципальной услуги.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги
4.Муниципальная услуга по организации информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе архивных документов, в том числе по исполнению запросов граждан, связанных с реализацией их законных прав и свобод.
Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
5.Предоставление муниципальной услуги осуществляет архивный отдел Администрации Шадринского района.
Результаты предоставления муниципальной услуги
6.Конечным результатом предоставления муниципальной услуги могут являться:
- архивная справка;
- архивная копия;
- архивная выписка;
- обоснованный отказ в предоставлении муниципальной услуги и предоставлении архивной справки.
Процедура предоставления муниципальной услуги завершается путем направления ответа или отказа по существу обращения в письменной или в устной форме или в форме электронного документа. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.
Срок предоставления муниципальной услуги
7.Запрос подлежит обязательной регистрации в течение 1 рабочего дня.
8.Запросы заявителей рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях должностное лицо архивного отдела Администрации Шадринского района вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней с уведомлением об этом заявителя.
9.При поступлении запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, должностное лицо архивного отдела Администрации Шадринского района в 7-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
10.Запрос, не относящийся к составу хранящихся документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другое архивное учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя. Уведомление заявителя об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации по их дальнейшему поиску осуществляется в течение 3-х дней со дня обращения.
Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
11.Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление муниципальной услуги:
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);
Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 40, ст. 3822);
Земельный кодекс Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 44, ст. 4147);
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. 27.07.2010) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196);
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68 (зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный N 13893) (Российская газета, N 89, 20.05.2009));
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);
Закон Курганской области от 7 сентября 2005 г. N 71 "Об архивном деле в Курганской области";
Закон Курганской области от 3 ноября 2005 года N 86 "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Курганской области отдельными государственными полномочиями Курганской области по хранению, комплектованию, учету и использованию Архивного фонда Курганской области";
Закон Курганской области от 6 декабря 2006 года N 203 "О порядке рассмотрения обращений граждан в Курганской области".
Исчерпывающий перечень документов,
необходимых в соответствии с законодательством
или иными нормативными правовыми актами для
предоставления муниципальной услуги
12.Основанием для предоставления муниципальной услуги является обращение гражданина, направленное:
- в письменном виде по почте;
- электронной почтой;
- лично.
13.Для получения муниципальной услуги заявитель предоставляет письменный запрос (заявление) согласно приложению 1 к Административному регламенту в адрес уполномоченного органа:
1) запрос рассматривается и исполняется при наличии наименования юридического лица (для физических лиц - фамилии, имени, отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы, хронологии запрашиваемой информации;
2) в запросе (заявлении) с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения (дата, номер запрашиваемого документа, наименование выдавшей его организации, в случае отсутствия номера и даты документа указывается год поиска архивной информации);
3) для получения архивной информации заявителем предъявляется паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
4) для физических лиц при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах, предъявляются доверенности третьих лиц или иные документы, удостоверяющие право законных представителей. Интересы юридических лиц могут представлять должностные лица, наделенные такими полномочиями в соответствии с учредительными документами юридического лица, либо лица, обладающие доверенностью;
5) все документы представляются заявителями в одном экземпляре. Документы, предъявляемые в копиях, и доверенности физических лиц должны быть нотариально заверенные.
Исчерпывающий перечень оснований
для отказа в приеме документов, необходимых
для предоставления муниципальной услуги
14.Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию.
Исчерпывающий перечень оснований для
приостановления и отказа в предоставлении
муниципальной услуги
15.Обращение не подлежит рассмотрению в следующих случаях:
- если в запросе не указана фамилия гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;
- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не мене двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства; заведующий архивным отделом вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;
- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;
- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
- отсутствие необходимого информационного документального комплекса для исполнения запроса.
16.Предоставление муниципальной услуги может быть приостановлено в случаях:
- непредставления заявителем дополнительных сведений, без которых запрос не может быть исполнен;
- возникновения в архивном отделе чрезвычайной ситуации, препятствующей работе архивного отдела по предоставлению услуги.
Размер платы, взимаемой с заявителя
при предоставлении муниципальной услуги,
и способы ее взимания в случаях, предусмотренных
федеральными законами, принимаемыми в соответствии
с ними иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации
17.Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
Максимальный срок ожидания
в очереди при подаче запроса о
предоставлении муниципальной услуги
18.Время ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении услуги не должно превышать 40 минут. Время приема документов - не более 15 минут.
Сроки регистрации запроса заявителя о
предоставлении муниципальной услуги
19.Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение 1 рабочего дня. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничным или выходными днями.
Требования к помещениям,
в котором предоставляется
муниципальная услуга, к залу
ожидания, местам для заполнения
запросов о предоставлении муниципальной
услуги, информационным стендам с образцами
их заполнения и перечнем документов,
необходимых для предоставления
муниципальной услуги
20.Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на нижнем этаже здания.
Здание, где располагается архив, должно быть оборудовано информационными табличками, предназначенными для доведения до сведения заинтересованных лиц следующей информации:
- наименование архива;
- график приема граждан.
Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
Ответственным за предоставление муниципальной услуги, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
Организация приема запросов осуществляется сотрудниками архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиком работы.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях должностным лицом одновременно ведется прием только одного заявителя (членов (сотрудников) одной семьи (организации)).
На информационных стендах в зале ожидания размещается следующая информация:
- график (режим) работы, номер телефона;
- текст Административного регламента с приложениями (полная версия или извлечения);
- требования к заявителям о предоставлении муниципальной услуги.
Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками заявлений.
Места предоставления муниципальной услуги оборудуются охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.
Показатели доступности и качества муниципальной услуги
21.Гражданин на стадии рассмотрения его обращения, при желании, имеет право:
- представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому обращению, либо обращаться с просьбой об их истребовании;
- знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц;
- получать уведомление о переадресации обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в обращении вопросов;
- обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действия (бездействия) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;
- обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения;
- осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему регламенту.
22.Должностные лица архивного отдела Администрации Шадринского района обеспечивают:
- объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных обращений граждан, в случае необходимости - с участием граждан, направивших обращения.
23.Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред этим гражданам, в том числе, если они могут повлечь ущемление чести и достоинства граждан.
24.Основными требованиями к качеству рассмотрения обращений в архивном отделе Администрации Шадринского района являются:
- достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения обращения;
- полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения обращения;
- наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;
- удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;
- оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого обращения.
Иные требования, в том числе
учитывающие особенности предоставления
муниципальных услуг в электронной форме
25.Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой муниципальной услуге на официальном сайте муниципального образования Шадринского района и на едином портале государственных и муниципальных услуг.
26.Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте муниципального образования Шадринского района и на едином портале государственных и муниципальных услуг форм заявлений и иных документов, необходимых для получения муниципальной услуги в электронном виде.
27.Обеспечение возможности для заявителей в целях получения муниципальной услуги представлять документы в электронном виде с использованием официального сайта муниципального образования Шадринского района и единого портала государственных и муниципальных услуг.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур по предоставлению муниципальной услуги, требования к порядку их выполнения, в том числе в электронном виде
28.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрацию заявления о предоставлении муниципальной услуги (далее - заявление);
- рассмотрение заявления и оформление архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
Последовательность действий должностных лиц
при предоставлении муниципальной услуги
29.Прием и регистрация заявления о предоставлении муниципальной услуги.
Основанием для начала административной процедуры по приему и регистрации заявления является представление заявителем в архивный отдел заявления лично либо направление заявления посредством почтовой или электронной связи.
За предоставление муниципальной услуги ответственность несут специалисты, которые в соответствии с должностным регламентом (должностной инструкцией) отвечают за использование архивных документов.
Время приема документов составляет не более 15 минут. Время ожидания в очереди не должно превышать 40 минут.
При поступлении запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, запрос распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
Специалист архивного отдела, ответственный за прием и регистрацию заявления, в течение 1 рабочего дня регистрирует заявление в книге "Регистрация запросов".
Результат административной процедуры по приему и регистрации заявления: регистрация заявления.
30.Рассмотрение заявления и направление ответа заявителю.
Основанием для административной процедуры является регистрация заявления.
Специалист архивного отдела, ответственный за выдачу архивных справок, в течение 3 рабочих дней со дня регистрации заявления рассматривает его на наличие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
В случае наличия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги специалист архивного отдела, ответственный за выдачу архивных справок, в течение 3 дней со дня регистрации заявления информирует заявителя об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
В случае отсутствия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги специалист архивного отдела, ответственный за предоставление услуги, подготавливает копии архивных документов в течение 30 дней со дня регистрации заявления.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия регистрируются специалистом архивного отдела в книге "Регистрация запросов".
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия удостоверяются подписью заведующего архивным отделом Администрации Шадринского района и заверяются печатью.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел выдаются при предъявлении документа, удостоверяющего личность; для третьих лиц - при представлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Запросы и обращения государственного органа или органа местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, архивный отдел Администрации Шадринского района рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо согласованные с ними сроки.
31.Результат административной процедуры по рассмотрению заявления и направлению копий архивных документов: выдача заявителю архивной справки, архивной выписки или архивной копии, либо направление уведомления об отказе в предоставлении услуги.
IV.Формы контроля за исполнением
Административного регламента
32.Текущий контроль осуществляется заведующим архивным отделом путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностным лицом архивного отдела Администрации Шадринского района положений настоящего Административного регламента.
Ответственность должностных лиц архивного отдела закрепляется в их должностных инструкциях.
33.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется Управляющим делами Администрации Шадринского района и включает в себя проведение плановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действие (бездействие) должностных лиц. Периодичность проведения плановых проверок устанавливается распоряжением Главы Шадринского района. Внеплановые проверки осуществляются по обращениям физических и юридических лиц, содержащим сведения о нарушении настоящего Административного регламента.
34.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных должностных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Требования к порядку и формам контроля
предоставления муниципальной услуги
35.Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действительности (эффективности).
36.Граждане могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, письменным обращениям.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий
(бездействия) должностных лиц
37.Заявитель может обратиться с жалобой на действие (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Административного регламента, устно или письменно.
38.Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц архивного отдела, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной услуги.
Жалоба на действия (бездействия) и решения должностных лиц архивного отдела Администрации Шадринского района (далее - жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и письменной:
- по адресу: 641870, Курганская область, г. Шадринск, ул. Розы Люксембург, 10;
- по телефону: (835253) 5-23-22.
Жалоба, направленная физическим лицом, должна соответствовать требованиям статьи 7 Федерального закона от 20 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Заявитель в письменной жалобе, в обязательном порядке, указывает либо наименование органа местного самоуправления, в которое направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свою фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Жалоба может быть подана в форме устного обращения на личном приеме заявителей.
Прием заявителей осуществляет Управляющий делами Администрации Шадринского района.
При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Жалоба, направленная юридическим лицом, должна быть подписана руководителем юридического лица или представителем, уполномоченным в установленном порядке.
В жалобе могут быть указаны номера телефонов, факсов, адреса электронной почты физического лица или юридического лица, иные сведения, имеющие значение для рассмотрения жалобы.
Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.
В ходе личного приема заявителю может быть дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Управляющий делами Администрации Шадринского района:
обеспечивает объективное, всесторонне и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
запрашивает необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания;
по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
39.Письменная жалоба должна быть рассмотрена в течение 30 дней со дня регистрации.
Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные и устные (с согласия заявителя) ответы.
Ответ на жалобу не дается в случаях:
- если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должны быть направлен ответ;
- если текст жалобы не поддается прочтению;
- если в жалобе содержатся нецензурные, либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностных лиц, а также членам их семей;
- если в жалобе содержится вопрос, на который ему многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
40.Заявитель вправе обжаловать решение, принятое в ходе предоставления муниципальной услуги, действие или бездействие должностных лиц архивного отдела Администрации Шадринского района в судебном порядке.
41.Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяются законодательством Российской Федерации.
Управляющий делами
Администрации Шадринского района
В.С.ВЕРХОТУРЦЕВА