Приложение к Решению от 26.05.2010 г № 107 Структура
Положение об отделе документационного обеспечения администрации города Кургана статья 1. общие положения
1.Отдел документационного обеспечения (далее - Отдел) является структурным подразделением Администрации города и создается в целях организации документационного обеспечения управления и непосредственного осуществления регистрации, учета и контроля документов, юридическим лицом не является.
2.Отдел при осуществлении своих полномочий руководствуется Конституцией РФ, законодательством Российской Федерации и Курганской области, Уставом муниципального образования города Кургана, муниципальными правовыми актами города Кургана, а также настоящим Положением.
3.Отдел находится в подчинении руководителя Администрации города и управляющего делами Администрации города.
4.Отдел имеет круглую печать со своим наименованием, официальный бланк, штампы.
5.Состав и численность сотрудников Отдела определяется штатным расписанием, утверждаемым Администрацией города Кургана. Сотрудники Отдела назначаются и освобождаются от должности руководителем Администрации города на основании распоряжения Администрации города.
6.Отдел имеет в своем составе 3 сектора:
6.1.сектор правовых документов;
6.2.сектор служебной корреспонденции;
6.3.сектор по работе с обращениями граждан.
7.Положение об Отделе документационного обеспечения утверждается Курганской городской Думой.
Положения о внутренних подразделениях Отдела утверждаются Администрацией города.
Статья 2.Основные задачи
1.Основными задачами Отдела являются:
1.1.организация, ведение и совершенствование единой системы документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) в Администрации города;
1.2.организация работы с обращениями граждан в Администрации города, с запросами о деятельности Администрации города;
1.3.обеспечение подготовки к передаче на хранение документов Администрации города в муниципальный архив.
Статья 3.Функции
1.Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
1.1.организует работу с документами в Администрации города в соответствии с Единой государственной системой документооборота;
1.2.организует и проводит работу по внедрению методов и дальнейшего совершенствования ДОУ, осуществляет постановку задач на разработку и совершенствование программного обеспечения по автоматизации процессов регистрации, учета и контроля;
1.3.готовит методические рекомендации по вопросам совершенствования ДОУ для Администрации города и ее органов;
1.4.оформляет, регистрирует и доводит до исполнителей законы и правовые акты Президента РФ, Правительства РФ, правовые акты Курганской областной Думы и Правительства Курганской области, постановления и распоряжения Администрации города;
1.5.организует ведение автоматизированных баз данных по правовым актам Администрации города, направляет копии муниципальных актов и иных сведений, включаемых в регистр муниципальных нормативных правовых актов Курганской области, в Правительство Курганской области;
1.6.контролирует в соответствии с Инструкцией по делопроизводству соблюдение требований подготовки документов;
1.7.разрабатывает номенклатуру дел Администрации города. Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел;
1.8.обеспечивает хранение и использование ведомственных архивных документов;
1.9.комплектует и систематизирует ведомственный архив документами;
1.10.исполняет запросы граждан по хранящимся документам, находящимся в ведомственном архиве;
1.11.проверяет состояние работы по ДОУ в структурных подразделениях Администрации города и ее органах;
1.12.организует обучение и оказывает методическую помощь работникам Администрации города и ее органов по вопросам делопроизводства;
1.13.организует автоматизированный учет и контроль за сроками исполнения служебной корреспонденции Администрации города;
1.14.организует своевременное и полное рассмотрение устных и письменных обращений граждан в адрес Администрации города, запросов о деятельности Администрации города;
1.15.организует личный прием граждан руководителем Администрации, заместителями руководителя Администрации;
1.16.готовит на основе обобщения и анализа обращений граждан предложения по устранению причин, порождающих их обоснованные жалобы;
1.17.участвует в мероприятиях, проводимых в Администрации города;
1.18.выполняет иные функции в соответствии с действующим законодательством.
Статья 4.Права и ответственность
1.Отдел для решения поставленных задач и выполнения возложенных на него функций имеет право:
1.1.запрашивать от органов Администрации города и ее структурных подразделений материалы, информации, связанные с осуществлением функций, возложенных на Отдел;
1.2.осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки по вопросам работы с документами, письменными и устными обращениями граждан в органах и структурных подразделениях Администрации города, в муниципальных предприятиях и учреждениях;
1.3.согласовывать проекты правовых актов Администрации города, справки и иные документы по вопросам своей компетенции;
1.4.вносить предложения по совершенствованию ДОУ;
1.5.возвращать на доработку документы, если они подготовлены с отступлением от правил, установленных Регламентом Администрации города Кургана, Инструкцией по делопроизводству;
1.6.вносить предложения руководителю Администрации города о применении дисциплинарных взысканий на работников Отдела и на муниципальных служащих, руководителей муниципальных предприятий и учреждений в случаях нарушения ими установленных правил работы с документами.
2.Отдел несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих полномочий в соответствии с действующим законодательством.
Статья 5.Руководство
1.Отдел возглавляет заведующий.
2.В случае отсутствия заведующего Отделом или невозможности исполнения им должностных обязанностей, его полномочия в полном объеме осуществляет лицо, назначаемое руководителем Администрации города.
3.Заведующий Отделом:
3.1.отвечает за своевременное и квалифицированное выполнение основных функций Отдела и порученных заданий;
3.2.обеспечивает разработку и утверждение функциональных обязанностей всех работников Отдела, в случае необходимости осуществляет их перераспределение;
3.3.реализует мероприятия по укреплению трудовой и исполнительской дисциплины;
3.4.в пределах своей компетенции представляет интересы Администрации города в государственных органах, муниципальных учреждениях, предприятиях, общественных объединениях;
3.5.подписывает в пределах своей компетенции служебную корреспонденцию.
4.Заведующий Отделом несет персональную ответственность за выполнение возложенных на структурное подразделение задач и осуществление им своих функций.
Статья 6.Взаимоотношения и связи
Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации, органами государственной власти Курганской области, органами местного самоуправления, другими органами и структурными подразделениями Администрации города Кургана, должностными лицами, общественными объединениями, иными организациями и гражданами.